Бухгалтерський аутсорсинг для малого та мікробізнесу: Як ефективно та безпечно скористатися послугами позаштатного бухгалтера

Альона Дарвай, директор компанії «РедФін. Агентство податкового та фінансового консалтингу», сертифікований аудитор та податковий консультант

Сьогодні в середовищі посиленої конкуренції компанії почали прагнути більшої гнучкості, зниження ризиків та підвищення ефективності використання власних ресурсів. Тому підприємства намагаються скористатися перевагами аутсорсингу різних бізнес-процесів, зокрема й ведення бухгалтерського обліку.

ЩО ТАКЕ БУХГАЛТЕРСЬКИЙ АУТСОРСИНГ?

Бухгалтерський аутсорсинг ― це спосіб забезпечення діяльності підприємства з переданням функції бухгалтерського обліку спеціалізованій компанії на договірній основі. Він передбачає послуги з відновлення та ведення бухгалтерського обліку, складання фінансової звітності, оптимізації податкових платежів та інших відрахувань. Тобто аутсорсинг бухгалтерського обліку ― це комплексне бухгалтерське забезпечення компанії спеціалістами профільної сторонньої організації.

НА ШЛЯХУ ДО ЄВРОПИ

В європейських країнах підприємства вже давно зрозуміли, що бухгалтерський аутсорсинг дає можливість значно оптимізувати витрати бізнесу, зробити його більш мобільним і прибутковим. Законодавством України передбачено право компаній «передати на договірних засадах ведення бухгалтерського обліку». Проте українські компанії поки надають перевагу штатним бухгалтерам. Наразі в Україні основними споживачами послуг бухгалтерського аутсорсингу є малі або новостворені підприємства. Кризові прояви в економіці України стимулюють компанії до пошуку більш ефективних рішень для організації своєї діяльності. Тому атусорсинг неприбуткових бізнес-процесів, зокрема бухгалтерського обліку, стає дедалі перспективнішим та актуальнішим.

РАНІШЕ І ТЕПЕР

У минулому єдиним способом ведення бухгалтерського обліку для власників бізнесу був один з двох можливих варіантів:

• Обробляти все самостійно або найняти людину на неповний робочий день.
• Створити внутрішній бухгалтерський відділ з одного або декількох штатних працівників.

Але завдяки новим технологіям, як-от хмарні сховища та віддалені платформи, малий бізнес тепер має багато варіантів та інтерпретацій для вирішення таких питань.

ТРАДИЦІЙНИЙ ШЛЯХ ЧИ АУТСОРСИНГ: ЩО ОБРАТИ?

Давайте порівняємо бухгалтерію на аутсорсингу з бухгалтерським відділом у компанії.

Створення власної бухгалтерії обумовлює багато додаткових завдань, які потрібно вирішувати, і, швидше за все, це не дасть очікуваних або бажаних результатів для зростання бізнесу.

На утримання штатного персоналу потрібні гроші: заробітна плата й накладні витрати. Також варто враховувати необхідність ІТ-підтримки та плинність кадрів.

Крім того, виникають інші приховані витрати:

• бухгалтерські помилки;
• додаткове навчання;
• ризик шахрайства.

Підприємства з власною бухгалтерією, як правило, не мають резервних співробітників для заміни працівників у разі хвороби, відпустки або звільнення, тому відповідна робота може припинитись у будь-який момент.

Частковий або повний аутсорсинг бухгалтерії надасть ті ж самі переваги, що й власний відділ. Але це додаткові витрати.

З іншого боку, інвестування в аутсорсинг приводить до впорядкування роботи і зменшення ризиків. Бізнес отримує конкурентну перевагу завдяки оптимізованим процесам та прозорості грошового потоку, що дозволяє збільшити прибутки, а також дає можливість складати ефективні прогнози для ухвалення бізнес-рішень.

ЗАГАЛЬНІ ОЗНАКИ ТОГО, ЩО ПРИЙШОВ ЧАС ПОДУМАТИ ПРО АУТСОРСИНГ

• Досягнення цілей затримується, тому що ви витрачаєте більше часу на бухгалтерські питання, ніж на обов’язки генерального директора.
• В офісі немає розподілу обов’язків, що піддає ризику бізнес загалом.
• Немає плану дій на випадок втрати власного бухгалтера.
• Фінансові звіти відповідають законодавству та податковим вимогам, але не допомагають керувати бізнесом.
• Базові бізнес-рішення ухвалюються на основі почуттів, а не даних.
• Бізнес розширюється.
• Із грошовим потоком не все добре.

ВАРІАНТИ СУЧАСНОГО АУТСОРСИНГУ

Можна віддати на аутсорсинг деякі або всі функції бухгалтерії в будь-який момент. Сильний партнер надасть потрібні послуги в потрібний час. Крім того, він спочатку налаштує ваші процеси задля того, щоб прийти до зростання в майбутньому.

Сьогодні на ринку бухгалтерського аутсорсингу найчастіше зустрічаються такі варіанти розподілу і делегування повноважень та обов’язків:

• Делегування ведення звітності.
• Делегування ведення первинного бухгалтерського та податкового обліку.
• Змішане делегування, що передбачає домовленість сторін та залежить від специфіки бізнесу й управлінської структури замовника.

Звісно, у разі прийняття рішення про делегування будь-яких повноважень потрібно продумати схему взаємодії та комунікації з такими виконавцями, а також розрахувати витрати і ризики, які можуть виникнути. Як зазначалося вище, дуже важливу роль відіграє управлінська структура, а саме розподіл обов’язків між власниками бізнесу і керівниками чи управлінцями бізнес-процесами. Тобто власники одноосібно здійснюють управлінську функцію чи уповноважують на виконання таких функцій інших осіб і так далі.