Алгоритм оформлення трудових відносин між роботодавцем та кандидатом на посаду

Питання оформлення трудових відносин є важливим для роботодавців усіх рівнів, і медична галузь — не виняток.

Альона Дарвай, директор компанії «РедФін Агентство податковофінансового консалтингу», сертифікований аудитор та податковий консультант.

ПЕРШІ КРОКИ ЩОДО ОФОРМЛЕННЯ ПРАЦІВНИКА
З особами, які будуть регулярно виконувати роботи, потрібно укласти трудовий договір. При цьому у ФОП-роботодавця він має бути у письмовій формі, як диктує ст. 24 КЗпП. Це
означає, що опис робочих функцій, тривалість робочого дня, розмір заробітної плати, кількість днів відпустки та інші умови праці мають бути зафіксовані на папері і ніяк інакше. ФОП можуть скористатися «готовою» формою, затвердженою наказом № 260, яку достатньо скоригувати і внести до неї свої дані.

БІЗНЕС ТА ПОДАТКИ
Алгоритм оформлення трудових відносин між роботодавцем та кандидатом на посаду. Зазначимо, що до 01.01.2015 року всі ФОП-роботодавці не тільки мали складати трудовий договір за цією формою, але й реєструвати його в центрі зайнятості (далі — ЦЗ). З 01.01.2015 року реєстрацію в ЦЗ скасували. Отже, тепер до ЦЗ ви його не понесете, а ст. 24 КЗпП вимагає письмову форму договору без прив’язки до якогось підзаконного нормативного акта. Однак дуже важливо, щоб у трудовому договорі були відображені умови, на яких побудовані трудові відносини з працівником. Проте врахуйте! Умови трудового договору, що погіршують становище працівника порівняно з чинним законодавством, вважаються недійсними (ст. 9 КЗпП).

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ!
Трудовий договір потрібно заповнити у двох примірниках: один буде у ФОП, другий — у працівника. Але на кожному з них мають бути підписи обох осіб. Чи потрібно працівнику писати заяву про прийняття на роботу? Вважаємо, що без неї можна обійтися. Формально працівник ФОП робить її в усній формі, після чого складається письмовий трудовий договір.

ЯКІ ДОКУМЕНТИ ПОДАЮТЬ ПІД ЧАС ВСТУПУ НА РОБОТУ?
Паспорт або інший документ, що посвідчує особу, і довідку з реєстраційним номером облікової картки платника податків. Зауважимо, що для лікарів даний перелік розширено. Але не передавайте куті меду своєю допитливістю! Пам’ятайте, що ст. 25 КЗпП забороняє вимагати від тих, кого приймають на роботу, відомості про їхню партійну і національну приналежність, походження, відомості про реєстрацію місця проживання, а також документи, подання яких не передбачено законодавством.

ЗАВЕРШУЄМО ПРОЦЕС ПРАЦЕВЛАШТУВАННЯ
Як ми згадували, з 01.01.2015 року ФОП-роботодавцям більше не потрібно реєструвати укладені трудові договори з працівниками в ЦЗ (з цієї дати зникла ст. 241 КЗпП, яка зобов’язувала проводити реєстрацію в тижневий строк). Але на зміну цій вимозі прийшла інша, причому, на наш погляд, суворіша.

ВАЖЛИВО!
З 01.01.2015 року працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, і повідомлення про це органу ДФСУ (ч. 3 ст. 24 КЗпП).

Як бачимо, до того, як працівник почне виконувати свої трудові обов’язки (буде допущений до роботи), потрібно:

1. скласти (укласти) трудовий договір;
2. видати наказ або розпорядження про прийняття на роботу. Можна посперечатися, чи потрібно це ФОП, адже факт прийняття вже зафіксовано на папері в трудовому договорі;
3. повідомити податківців про новачка за спеціальною формою.

ВРАХУЙТЕ!
Ці правила стосуються прийняття працівників як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом! А от якщо ви укладаєте договір цивільно-правового характеру (договір підряду або договір про надання послуг), то подавати повідомлення не потрібно. Ви не оформили трудовий договір, не повідомили податківців, але працівник уже працює? Тоді готуйтеся до штрафів. Правда, поки це лише теоретична небезпека. Притягнути до відповідальності за таке порушення може Державна служба України з питань праці. Чи можна скласти трудовий договір у перший робочий день? Вважаємо, що так. Водночас видати розпорядження про прийняття на роботу і повідомити податківців безпечніше за день (кілька днів) до цього. При цьому в тексті розпорядження вкажіть дату початку трудових відносин. Як варіант, ви можете укласти трудовий договір заздалегідь, але вказати в окремому пункті дату, з якої він буде діяти (не пізніше, ніж день фактичного допуску до роботи). Формально розпорядження ви складаєте після того, як майбутній працівник надасть вам паспорт та інші «вступні» документи. Вони також потрібні під час заповнення форми трудового договору, тому логічно зробити все в один день.

ЯК ПОВІДОМИТИ ПОДАТКІВЦІВ
Зробимо невеликий екскурс в історію. Розробити і затвердити порядок повідомлення законодавці доручили Кабміну і відвели на це три місяці, починаючи з 01.01.2015 (п. 4 розд. II «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 77). Але цей строк не було дотримано, порядок та форму повідомлення затвердили 17.06.2015, а запрацювало воно з 03.07.2015 (постанова КМУ № 413). З 03.07.2015 року ФОП-роботодавцям потрібно подавати повідомлення до органів Державної фіскальної служби за місцем обліку як платника ЄСВ (своєї податкової). Подати повідомлення можна одним з таких способів:

1. засобами електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису;
2. на паперових носіях разом з копією в електронній формі;
3. на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більше ніж з п’ятьма особами.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ!
Повідомлення надають тільки за тими працівниками, які стають до роботи з 03.07.2015 року і пізніше. Інформувати заднім числом про нових працівників, що з’явилися з початку 2015 року, не потрібно.

ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ РОБОТОДАВЦЯ
Тепер перейдемо до найгострішого моменту: що загрожує ФОП, якщо він не укладе трудовий договір у письмовій формі і не повідомить ДФСУ про прийняття працівника. На наш погляд, якщо роботодавці не приховують працю працівників, а тільки «забули» скласти договір на папері або повідомити ДФСУ, то їм загрожує КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 № 322-VIII. Закон № 77 — Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо реформування загальнообов’язкового державного соціального страхування та легалізації фонду оплати праці» від 28.12.2014 № 77-VIII. Постанова № 413 — постанова КМУ «Про порядок повідомлення Державній фіскальній службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу» від 17.06.2015. № 413. Наказ № 260 — наказ Мінпраці «Про затвердження Форми трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю, та. Порядку реєстрації трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю» від 08.06.2001 № 260. Інструкція № 58 — Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту
від 29.07.1993 № 58.

ЕТАПИ ОФОРМЛЕННЯ ПРАЦІВНИКА ФОП ЗВЕРНІТЬ УВАГУ!
Повідомлення надають тільки за тими працівниками, які стають до роботи з 03.07.2015 року і пізніше. Інформувати заднім числом про нових працівників, що з’явилися з початку 2015 року, не потрібно.

ВИКОРИСТАНІ ДОКУМЕНТИ
фінштраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати (абз. 5 ч. 2 ст. 265 КЗпП) та адмінштраф від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 до 1700 грн). Фінштрафи накладає Державна служба України з питань праці, розмір адмінштрафу визначить суд, але знову ж таки на підставі протоколу, складеного фахівцями Держпраці.