Skip to content

Тайм менеджмент: 10 правил использования времени руководителя

PL

Тайм менеджмент: 10 правил использования времени руководителя

Прибыль собственника бизнеса зависит от эффективности использования времени — как своего личного, так и наёмного персонала. Это единственный ресурс, который не может быть восполнен, и его нерациональное использование ведет к снижению финансовых показателей компании. Начинающие бизнесмены часто опасаются нанимать персонал, переживая, что расходы по содержанию штата сотрудников могут превысить доходы. Но всё-таки! Важно понимать, что перед наймом персонала необходимо максимально четко описать функционал, должностные обязанности и показатели результативности для каждой должности, чтобы иметь возможность планировать денежные обороты компании. Говоря о персональной эффективности руководителя, следует учитывать, что на 30% это зависит от самоорганизованности и на 70% — от умения поручать своим подчиненным определенные задачи. В больших организациях корпоративный тайм-менеджмент может быть налажен системно, и в таком случае руководитель снабжен устоявшимися схемами взаимодействия между отделами и сотрудниками. Однако что же делать собственнику или руководителю небольшого медицинского предприятия или начинающему бизнесмену, чтобы максимально эффективно использовать свое время и время своих сотрудников?

 1. ЛИЧНЫЙ ПОМОЩНИК (АССИСТЕНТ РУКОВОДИТЕЛЯ)

Профессиональный помощник — это человек, благодаря которому вы можете сэкономить до 30% своего времени, делегировав выполнение служебных задач по приему звонков, обработке входящей и исходящей корреспонденции, составлению и планированию графика встреч, подготовке разнообразной информации, заказу билетов, выполнению административных поручений, коммуникации с другими сотрудниками и пр. Как однажды выразился американский бизнесмен Малколм Болдридж: «Хорошая секретарша экономит своему начальнику больше времени, чем служебный сверхзвуковой самолет»

 2. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СИНХРОНИЗИРУЕМЫХ КАЛЕНДАРЕЙ ИЛИ ПРИЛОЖЕНИЙ-ТАСКЕРОВ ДЛЯ КОМАНДНОЙ РАБОТЫ 
Планировщики задач для командной работы — удобная вещь, чтобы все участники могли заранее планировать свое время. Например, если предстоит общее собрание или совещание, то синхронизируемое приложение своевременно оповестит об этом всех участников. Более того, подобные приложения позволяют в режиме реального времени отслеживать занятость каждого сотрудника, определять его производственную эффективность, вовремя реагировать на невыполненные задачи или задержки со сроками выполнения. От календарей в Outlook и Google-календаря до «продвинутых» программ типа Pyrus, Microsoft To-Do, Todoist, Wrike, Leader Task, Asana, Basecamp, Bitrix24, Omnifocus и других — выбор огромен. Практически все планировщики разработаны для платформ iOS, Android, Windows (кроме Omnifocus), подходят для устройств всех типов — от смартфонов до ПК, позволяют работать как в онлайн, так и в офлайн-режиме, сохраняя данные в облачном хранилище.

3. ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ФУНКЦИИ КОНТРОЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯМ НИЖЕСТОЯЩИХ ОТДЕЛОВ

Горизонтальная структура, при которой в личном подчинении руководителя находятся сотрудники, — самая затратная по времени для самого руководителя. Чтобы добиться максимальной эффективности работы, руководитель должен стараться выстраивать вертикальную структуру, когда в его подчинении находятся руководители отделов, которым можно делегировать функции контроля. При этом общее число сотрудников, находящихся в непрямом подчинении, может возрастать в десятки раз.

4. РАЗРАБОТКА И ВНЕДРЕНИЕ КОРПОРАТИВНЫХ СТАНДАРТОВ ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ СТАНДАРТНЫХ СЛУЖЕБНЫХ ЗАДАЧ
Понимание сути этапов производственного процесса и реалистичная оценка количества времени, необходимого для выполнения рутинных задач, помогают руководителю максимально эффективно распределить рабочее время сотрудников. В медицинском центре (клинике, кабинете) большинство врачебных консультаций и манипуляций имеет стандартное время проведения, что позволяет планировать врачебный прием с минимальными потерями времени как персонала, так и клиентов.

5. ОЦЕНКА СТОИМОСТИ ВРЕМЕНИ

Время руководителя и его подчиненных нужно оценить в денежном выражении — сколько стоит минута, час или один день рабочего времени. Тогда экономия будет иметь вполне конкретное значение, сопоставляемое с финансовыми целями компании. Например, опоздание сотрудника на совещание или задержка в производственном процессе могут стоить несколько тысяч гривен, если суммировать стоимость времени всех сотрудников, ожидающих опоздавшего.

6. ВНЕДРЕНИЕ КОРПОРАТИВНОЙ КУЛЬТУРЫ ТАЙММЕНЕДЖМЕНТА В КОМПАНИИ

Создание и развитие в компании корпоративной культуры, основанной на убеждениях, традициях и нормах делового поведения, в совокупности с управленческим инструментарием позволяет максимально использовать время как измеримый и управляемый ресурс. Административные решения должны приводить к пониманию сотрудниками реальной стоимости времени и непосредственной зависимости их дохода от эффективности использования времени. То есть формула «время — деньги» должна иметь отражение в системе учета рабочего времени и его экономической оценке.

7. ПРИМЕНЕНИЕ ПРИНЦИПА МАТРИЦЫ ЭЙЗЕНХАУЭРА В ЛИЧНОЙ И ДЕЛОВОЙ ЖИЗНИ

Данная матрица относится к категории тех инструментов, которые помогают достигать долгосрочных целей и эффективно планировать свою деятельность. По сути, это способ расставить приоритеты в огромном списке тех дел, которые присущи реальной жизни. В этой матрице все дела можно разделить на четыре категории: важные, неважные, срочные, несрочные. Дела из первого квадранта руководитель может делегировать своему ассистенту (секретарю) частично, из третьего квадранта — практически полностью, а активность из четвертого квадранта игнорировать. Самым важным квадрантом является второй — категория несрочных важных дел. Эти задачи относятся к сфере планирования и принятия управленческих решений, и потому им должно быть отведено не менее 70% всего времени (не только рабочего, но и личного).

8. ОБУЧЕНИЕ СОТРУДНИКОВ ИНСТРУМЕНТАМ ЭКОНОМИИ И ЭФФЕКТИВНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ВРЕМЕНИ

Корпоративные тренинги, целью которых является обучение персонала принципам и навыкам экономии и рационального использования времени, — отличный инструмент для повышения эффективности работы компании. Принятие сотрудниками компании единых правил и норм в обращении со временем на уровне организации позволяет повысить производительность предприятия от 25 до 65%. Тщательная подготовка ко встречам, совещаниям, составление списка предварительных вопросов, заготовка решений возникающих (имеющихся) производственных проблем повышают продуктивность использования рабочего времени. Деловая переписка согласно принципам тайм-этикета, повышает эффективность рабочего процесса. Краткость, лаконичность, ясность в письменной и устной коммуникации — залог здоровых взаимоотношений со своим и чужим временем.

9. АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ И ВНЕДРЕНИЕ ТЕХНИЧЕСКИХ ИННОВАЦИЙ В БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ

Если определенный процесс, в котором принимает участие человеческий ресурс, может быть полностью или частично заменен на автоматизированные решения, это стоит делать. Например: автоматическая диагностика состояния медицинского оборудования без участия персонала; CRM-системы, позволяющие автоматически отслеживать и эффективность работы персонала, и взаимодействие сотрудников с клиентами; программные «фишки» для маркетинга и отдела продаж и т. п. — ассортимент решений велик, и их выбор зависит от специфики бизнес-задач.

10. СОБЛЮДЕНИЕ БАЛАНСА ЛИЧНОГО И РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Это непреложное правило персональной эффективности. Невозможно быть продуктивным, наполненным энергией и мотивацией при перекосе в сторону работы. Трудоголизм уже давно не в моде. Невозможность справиться с рабочими задачами в рабочее время — признак неэффективного планирования и использования времени.

P.S. Не живите по минутам. Просто делайте каждую минуту своей жизни максимально продуктивной и насыщенной. Планируйте не только рабочие задачи, но и отдых, путешествия, выделяйте время для себя, заботы о своем здоровье и время на свою семью, родных и близких. Гармоничная, продуктивная, сбалансированная жизнь — основа вашей личной эффективности!

Маркетинговый аудит

Маркетинговая консультация

Маркетинговое сопровождение